Perencanaan Manajemen Mutu Laboratorium
Table of Contents
Perencanaan Manajemen Mutu Laboratorium. Perencanaan terhadap manajemen laboraorium berisi rencana kegiatan suatu laboratorium yang dilakukan biasanya selama satu tahun kedepan secara rinci sehingga tidak terdapat celah yang dapat membuat mutu dari pengujian yang dilakukan didalam laboratorium tersebut menurun. Manajemen yang baik dan teratur dalam membuat kebijakan, yaitu dengan memperhatikan dan mempertimbangkan peran disetiap bagian diharapkan dihasilkan kebijakan dan peraturan sehingga dapat memastikan sistem mutu yang diterapkan (Fandy dan Anastasia, 1995).
Sebuah perencanaan manajemen laboratorium disusun untuk menghasilkan sebuah kegiatan yang dapat berpengaruh besar terhadap keberhasilan sebuah laboratorium. Kegiatan perencanaan manajemen laboratorium dapat dilakukan dengan mempersiapkan pelatihan, pembuatan prosedur, sosialisasi, pengadaan APD, pengadaan sarana,pengukuran konsumen, audit internal, tinjauan manajemen, audit akreditas. Sebuah perencanan dapat berjalan dengan baik jika kesembilan kegiatan tersebut telah dapat ditemui. Adapun hasil perencanaan terhadap manajemen laboratorium sebagai berikut:
Pelatihan
Pelatihan adalah suatu usaha untuk memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya. Idealnya, pelatihan harus dirancang untuk mewujudkan tujuan para pekerja secara perorangan. Pelatihan sering dianggap sebagai aktivitas yang paling umum dan para pimpinan mendukung adanya pelatihan karena melalui pelatihan khusunya karyawan baru maupun yang ada sekarang dapat mengajarkan keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Pada perencanaan manajemen laboraturium kegiatan pemahaman manajemen laboraturium berdasarkan sistem ISO 17025, sistem manajemen laboratorium audit internal berdasarkan ISO 17025, keselamatan kesehatan kerja manajemen laboratorium berdasarkan ISO 17025 dan tindakan terhadap bahaya dilakukan pada awal bulan pertama.
Kegiatan pelatihan pemahaman manajemen laboratorium, sistem manajemen laboratorium audit internal, keselamatan kesehatan kerja berdasarkan ISO 17025 bertujuan agar pekerja memahami dan mengerti makasud penerapan ISO tersebut. Peranan laboratorium sangat menentukan dalam proses pengendalian mutu dan penjaminan mutu dari produk yang dihasilkan. Untuk mencapai keseragaman hasil analisis antar laboratorium dibutuhkan suatu standar yang bersifat internasional yang mencakup sistem mutu dan teknis yang baik, salah satunya adalah standar ISO 17025.Standar ISO 17025 pada saat ini merupakan sebuah standar yang sangat populer di kalangan praktisi laboratorium.
Penerapan standar ini pada umumnya dihubungkan dengan proses akreditasi yang dilakukan oleh laboratorium untuk berbagai kepentingan. Hal ini tentu saja merupakan sebuah fenomena yang menggembirakan mengingat ISO/IEC 17025 merupakan sebuah standar yang diakui secara internasional dan pengakuan formal kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi melalui akreditasi, digunakan secara luas sebagai persyaratan diterimanya hasil pengujian dan hasil kalibrasi yang diperlukan oleh berbagai pihak di dunia.
Adapun manfaat dan akreditasi ISO/IEC 17025 yaitu untuk mengurangi risiko memungkinkan laboratorium untuk menentukan apakah personel melakukan pekerjaan dengan benar dan sesuai dengan prosedur, komitmen untuk semua personel laboratorium sesuai dengan kebutuhan pelanggan, perbaikan terus-menerus sistem manajemen laboratorium, pengembangan keterampilan personel melalui program pelatihan dan evaluasi efektivitas kerja mereka, meningkatkan citra serta meningkatnya kepercayaan dan kepuasan pelanggan (Bateman, 2008).
Pembuatan Prosedur
Pada perencanaan manajemen laboraturium kegiatan Pembuatan SOP dalam mempersiapkan alat dan bahan, cara titrasi, serta keselamatan kerja, pembuatan IK dalam penggunaan buret, corong, bunsen, penggunaan alat pemanas serta soxhlet dan pembuatan GLP cara titrasi dilakukan pada awal bulan pertama.
Personal dipersiapkan untuk dapat menyusun sebuah SOP, maka diperlukan persiapan dengan dilakukannya pembuatan SOP tersebut. Pada pembuatan prosedur ini juga akan diajarkan cara dalam merancang sebuah SOP yang berfungsi sebagai salah satu sistem kerja untuk memastikan proses laboratorium berjalan sesuai dengan konsep dan aturan-aturan dalam manajerial bisnis dimana semua proses, dan juga dengan adanya standard operating procedure akan menjamin kepuasan pelanggan, dieksternal maupun internal perusahaan. Tentunya dalam penyusunan prosedur ini agar dibuat untuk mudah dibaca dan dipahami, karena SOP yang baik adalah yang terbukti meningkatkan produktifitas kerja dan dapat menjaga hubungan kerja yang harmonis antar personal karyawan maupun semua departemen.
Dalam pembuatan prosedur ini, akan dijelaskan secara jelas peran dari masing-masing prosedur tersebut, diantaranya bisa digunakan sebagai fasilitas untuk mengkomunikasikan sekaligus menyamakan persepsi antara berbagai pihak yang terlibat dalam sebuah management organisasi. Peran SOP ini juga digunakan sebagai media pengendalian dan pemantauan mutu kinerja pada suatu profesi pekerjaan (jobs description) sebuah organisasi. Dengan adanya pembuatan SOP ini akan dicapai keseragaman persepsi, sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi, menghindari konflik perbagian/element perusahaan, Komitmen terhadap tanggung jawab kerja yang memberikan efek besar dalam meningkatkan kinerja dari produktifitas perusahaan.
Kemudian dilakukan pembuatan GLP, GLP merupakan salah satu sistem pengelolahan Laboratorium secara keseluruhan meliputi organisasi, fasilitas, tenaga, metode analisa, pelaksanaan analisa, monitoring, pencatatan pelaporan, kondisi sarana dan prasaran laboratorium. Sehingga diharapakan sebuah laboratorium dapat menghasilkan data yang terpecaya dengan tingkat keakurasian yang tinggi memenuhi standar persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja di laboratorium.
Tujuan Training GLP adalah sebagai penuntun bagi personal sumber daya di laboratorium untuk merencanakan suatu pengujian secara hati-hati dan bekerja sedemikian rupa sehingga seluruh proses dapat terdokumentasi secara tepat dan lengkap serta dapat tertelusur secara rinci bilamana diperlukan. Dan diharapkan peserta mampu melakukan: perencanaan dan pelaksanaan yang benar (Good Planning and execution), pengambilan sampel yang baik (Good Sampling Practice), melakukan analisa yang baik(Good Analytical Practice), melakukan pengukuran yang baik (Good Measurement Practice), mendokumentasikan hasil pengujian/data yang baik (Good Dokumentation Practice), menjaga akomodasi dan lingkungan kerja yang baik (Good Housekeeping Practice).
Pembuatan IK merupakan salah satu sistem untuk mempermudah karyawan atau praktikan mengoperasikan semua peralatan yang ada di laboratorium. Dari sisi lainIK juga diartikan prosedur-prosedur dan praktek penggunaan peralatan di laboratorium yang cukup untuk menjamin mutu dan intensistas data analitik yang dikeluarkan oleh sebuah kegiatan pengujian dilaboratorium.
Sosialisasi
Pada perencanaan manajemen laboratorium kegiatan sosialisasi penggunaan APD, peralatan kimiar, APAR, P3K dan penanganan limbah dilakukan pada bulan ketiga. Kegiatan sosialisasi dilakukan bertujuan agar pekerja disiplin dalam bekerja menggunakan APD untuk keselamatan kesehatan kerja.memahami dan mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi selama berada di laboratorium, serta penanganan limbah. Setelah mengetahui dan memahaminya maka pekerja akan lebih berhati-hati sehingga kemungkinan kecelakan pada saat di laboratorium akan berkurang. Pekerja diberikan sosialisasi untuk mengikuti seluruh aturan yang ada pada laboratorium.
Pengadaan APD
Pada perencanaan manajemen laboratorium pengadaan APD,sangat penting sebagai pelindung diri untuk para karyawan seperti jaslab, masker, goggle, sepatu lab dan lain-lain. Kegiatan ini dilakukan pada bulan kedua.
Pengurus laboratorium wajib menyediakan secara cuma-cuma, bagi tenaga kerja setiap orang lain yang memasuki tempat kerja. dengan ketentuan :
- Pada pekerja/ buruh yang baru ditempatkan.
- Alat pelindung diri yang ada telah kadaluarsa.
- Alat pelindung diri telah rusak dan tidak dapat berfungsi dengan baik karena dipakai bekerja.
Penetapan serta penggunan APD wajib di gunakan, bagi karyawan di laboratorium tersebut. Pegawai Pengawas Ketenagakerjaan atau Ahli Keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan tersebut, pengadaan APD merupakan kebutuhan yang penting bagi pekerja inibertujuan agar karyawan pada saat bekerja selalu dalam keadaan sehat, nyaman, aman, selamat, dan produktif. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, perlu kemauan, kemampuan dan kerjasama yang baik dari semua pihak.Pemilihan alat pelindung diri harus melibatkan wakil dari karyawan laborotorium. Pengurus laboratorium wajib menyediakan alat pelindung diri dalam jumlah yang cukup dan sesuai dengan jenis potensi bahaya dan jumlah karyawan di laboratorium.
Pengadaan Sarana
Sarana merupakan perlengkapan yang sifatnya dapat digunakan secara langsung. Pada perencanaan manajemen laboratorium pengadaan sarana sangat penting, dikarenakan dapat menunjang peningkatan sistem pelayanan di laboratorium. Kegiatan ini dilakukan pada bulan kedua.
Bagian utama dari sarana laboraturium, meliputi tentang lokasi dari laboratorium, konstruksi laboratorium serta sarana lainya. Termasuk pintu utama , pintu darurat jenis meja kerja /peralatan , jenis atap , jenis dinding ,jenis lantai yang di gunakan, jenis sepatu para pekerja jenis lampu yang di pakai pada ruangan laboraturium,jenis ventilasi yang di gunakan pada laboratorium, jenis AC, jenis tempat penyimpanan, jenis lemari bahan kimia, jenis alat optik, jenis timbangan dan instrumen yang lain, kondisi laboratorium, dan sebagainya. Pada sarana pendukung laboratorium, meliputi tentang kebutuhan dari energi listrik, gas, air, alat komunikasi, dan pendukung keselamatan kerja seperti pemadam kebakaran, dan lain-lain.
Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Pada perencanan manajemen laboratorium dilakukan pula pengukuran kepuasan konsumen.Pengukuran kepuasan konsumen dilakukan untuk mengetahui seberapa besar keberhasilan suatu laboratorium dan untuk mengetahui kekurangan dalam sebuah laboratorium. Pada bulan ketiga dilakukan survey secara langsung kepada konsumen dengan cara bertanya langsung mengenai suatu produk yang telah diuji sebelumnya pada laboratorium.
Pada pengukuran kepuasan konsumen dapat dilakuakan dengan penyebaran kuesioner.Sebelum dilakukan penyebaran kuesioner dilakuakan terlebih dahulu penyusunan pada bulan keempat. Pertanyaan yang akan dibuat sebaikanya disesuaikan dengan target konsumen yang akan dimintai keterangannya sehingga hasil yang diperoleh ssesuai. Setelah dilakukan penyebaran maka dilakukan pengumpulan serta dilakukannya analisis kepuasan konsumen secara keselurahan.Pada bulan selanjutnya dilakukan evaluasi untuk setiap kegiatan yang berkaitan dengan hasil survey dan pengumpulan kuesioner.Evaluasi dilakukan untuk memperbaiki kekurangan- kekurangan pada laboratorium yang dapat mempengaruhi kepuasan konsumen.
Audit Internal
Pada saat ini semakin berkembangnya pemeliharaan laboratorium maka kegiatan dan masalah yang dihadapi semakin kompleks, sehingga semakin sulit bagi pihak pimpinan untuk melaksanakan pengawasan secara langsung terhadap seluruh aktivitas yang ada dalam laboratorium.Untuk menjaga agar sistem internal kontrol ini benar-benar dapat dilaksanakan, maka sangat diperlukan adanya audit internal atau bagian pemeriksaan internal.Kegiatan audit internal. Audit internal merupakan elemen monitoring dari struktur pengendalian internal dalam suatu organisasi, yang dibuat untuk memantau efektivitas dari elemen-elemen struktur pengendalian intern lainnya.
Fungsi audit internal ini merupakan upaya tindakan pencegahan, penemuan penyimpangan-penyimpangan melalui pembinaan dan pemantauan internal kontrol secara berkesinambungan. Agar pemeriksan intern dapat berjalan dengan baik, maka seorang internal auditor haruslah orang yang benar-benar memahami prosedur audit yang telah ditetapkan oleh pihak laboratorium dan juga memiliki independensi yang cukup terhadap bagian yang diperiksa (Herujito, 2006).
Soalisasi audit internal dilakukan pada bulan keempat. Sosialisasidilakukan bertujuan agar personal memahami maksud dari audit itu sendiri sehingga mempermudah untuk dilakukan lebih lanjut. Kemudian dilakukan persiapan audit pada bulan kelima hingga bulan kedelapan.Persiapan audit membutuhkan waktu yang relative banyak kerena banyak aspek yang akan diaudit. Pelaksaanaan audit dilakukan pada bulan selanjutnya. Setelah dilakukan audit dibutuhkan waktu untuk pengumpualn data- data dan personal yang melakukan audit banyak mengeluarkan tenaga sehingga evaluasi audit dilakukan pada bulan kesepuluh.
Tinjauan Manajemen
Secara umum manajemen harus meninjau sistem manajemen mutu organisasinya, dalam selang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya. Tujuan ini harus mencakup penilaian peluang untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan sistem manajemen laboratorium, termasuk kebijakan dan sasaran dari laboratorium.
Tinjauan manajemen itu sendiri merupaka suatu hal yang penting dalam penerapan sistem manajemen di laboratorium. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan, pelaksanaannya mulai bulan keempat sampai bulan keenam.Tinjauan manajemen umumnya dilakukan dengan cara rapat yang di hadiri oleh pejabat struktural atau anggota lain yang terkait selama terjadinya tinjauan manajemen. Pelaksanaan dari tinjauan manajemen haruslah di catat hasinya.
Pada perencanan manajemen laboratorium dilakukan juga tinjauan manajemen untuk dapat memberikan pedoman bagi seluruh jajaran kerja di laboratorium, untuk dapat membutikan komitmenya dalam bekerja di laboratorium kimia tersebut dengan baik. Salah satu bentuk dari tindakan tinjauan manajemen yaitu dengan mengadakan evaluasi kinerja pekerja di laboratorium secara berkala, serta berkesinambungan. Tinjauan ini dilakukan untuk mengukur mutu dari hasil kerja karyawan, agar konsumen mendapatkan kepuas akan layanan yang diberikan dari pengguna jasa laboratorium. Tinjauan manajemen di hadiri oleh pejabat struktural atau anggota lain yang terkait selama terjadinya tinjauan manajemen di laboratorium.
Audit Akreditas
Pada perencanan manajemen laboratorium dilakukan juga audit akreditas untuk dapat mengevaluasi suatu organisasi, dalam hal ini bagaimana sistem dan proses selama berjalanya aktifitas penelitian di laboratorium. Tujuan dari audit akreditasi yaitu untuk melakukan verifikasi akan penilaian dari kelayakan teknis laboratorium bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.Pelaksanaanya dimulai bulan kesembilan sampai keduabelas.
Dalam menjalankan audit akreditas terdapat kegiatan dokumentasi. Dokumentasi merupakan bagian penting dari sistem manajemen mutu. Laboratorium harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengawasi dan mengkaji semua dokumen (yang dibuat sendiri maupun dari luar) yang menjadi bagian dari dokumentasi mutu. Daftar induk (master list) yang menunjukkan status dokumen versi terkini dan distribusi dokumen harus ditetapkan dan selalu tersedia. Setiap dokumen baik dokumen teknis maupun dokumen mutu harus memiliki identitas unik, penomoran dan tanggal ditetapkan, SOP resmi yang sesuai harus tersedia di tempat dimana dilakukan kegiatan, misal di dekat instrumen, dokumen harus dijaga selalu mutakhir dan dikaji ulang sesuai kebutuhan, dokumen yang tidak berlaku harus ditarik dan diganti dengan dokumen yang sudah direvisi dan disahkan, dokumen yang direvisi harus mengacu pada dokumen yang sebelumnya, SOP lama yang tidak berlaku harus diarsipkan untuk memastikan ketertelusuran perubahan prosedur, tetapi semua salinan harus dimusnahkan dan semua personel terkait harus memahami SOP baru dan SOP hasil revisi yang telah ditetapkan.
Kemudian terdapat kegiatan rekaman, Laboratorium harus menetapkan dan memelihara prosedur identifikasi, pengumpulan, penyusunan indeks, penelusuran, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan, serta akses pada semua rekaman mutu dan rekaman teknis/ilmiah. Semua hasil pengamatan termasuk perhitungan dan data yang diperoleh, kalibrasi, rekaman validasi dan verifikasi, dan hasil akhir harus tersimpan dalam rekaman selama jangka waktu yang ditetapkan. Rekaman meliputi data yang dibuat oleh penguji pada lembar kerja, diberi nomor halaman berurutan sesuai lampiran seperti kromatogram, spektra, dan sebagainya. Rekaman setiap pengujian harus berisi informasi yang cukup sehingga jika diperlukan dapat dilakukan pengujian dan/atau hasilnya dapat dihitung kembali. Dalam rekaman harus tercantum identitas personel yang melakukan pengambilan, penyiapan dan pengujian sampel. Rekaman sampel yang digunakan untuk keperluan hukum harus disimpan khusus sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku. Semua rekaman mutu dan rekaman teknis (termasuk laporan pengujian, sertifikat pengujian, lembar kerja) harus jelas, mudah didapatkan kembali, disimpan dalam tempat yang sesuai yang dapat mencegah terjadinya modifikasi, kerusakan atau perubahan dan/atau hilang. Kondisi penyimpanan semua rekaman asli harus dapat menjamin keamanan, kerahasiaan dan aksesnya hanya terbatas bagi personel yang ditetapkan. Tanda tangan dan penyimpanan secara elektronik dapat dilakukan, tetapi dengan akses yang terbatas dan sesuai dengan persyaratan untuk rekaman elektronik. Rekaman manajemen mutu harus meliputi laporan audit internal (dan eksternal jika ada) dan kaji ulang manajemen, serta rekaman dari semua pengaduan dan hasil investigasinya termasuk rekaman tindakan pencegahan dan perbaikan.
PENTING : Terimakasih sudah berkunjung ke website Kami. Untuk yang mengambil artikel dari website Kami, dimohon untuk mencantumkan sumber pada tulisan / artikel yang Anda muat. Terimakasih atas kunjungannya. Kerjasama media pubhlikasi, kirim e mail ke : laboratorium.medik@gmail.com
Baca juga :
